Sådan bogfører du flytteopgørelsen

I denne vejledning vil vi gennemgå, hvordan du kan bogføre flytteopgørelsen for en lejer, og hvordan du denne afregnes. 

Sådan bogfører du flytteopgørelsen 

1. Find den rette lejer
   

   Tilgå den lejer, som du ønsker at bogføre flytteopgørelsen på, og klik på 'Økonomi' og derefter 'Bogføring'.
   
   Er frigørelsesdatoen passeret, skal du klikke på 'Fraflyttere' for at få adgang til lejeren. 

   Eksempel på bogføring af flytteopgørelse
   Herunder vises et eksempel på bogføring af den endelige flytteopgørelse. Vi vil gennemgå de enkelte bogføringsposter, der er typiske for en standard flytteopgørelse.
   
   I dette eksempel er lejeren fraflyttet d. 29/02-24.

   
   
   

2. Nulstilling af depositum og forudbetalt leje
   

   Under fanen 'Depositum/Forud.leje' kan du se, hvor meget lejeren har stående registreret under Saldobalancen.
   
   I eksemplet har lejeren 27.693,80 kr. indestående i depositum, gældende for 3 måneders leje og dette beløb skal nu nulstilles.

   • Gå herefter til 'Bogføring'
   • I bogføringslinjen indtastes datoen for frigørelsestidspunktet, i dette tilfælde den 29/02-2024.
   • Vælg kontoen for depositum, som beløbet skal nulstilles på. Bogføringsteksten kan tilrettes.
   • Beløbet angives i debet.

   Når du klikker bogfør, vil beløbene automatisk blive krediteret på lejers konto. Gå herefter tilbage på 'Kontokort' for at sikre, at beløbene er bogført korrekt.

   I tilfælde af, at lejeren også har uudnyttet Forudbetalt leje, debiteres dette beløb tilsvarende. 

3. Tilbageholdelse af aconto vand og varme
   

   Bestem beløbene for a/c vand og a/c varme, der skal tilbageholdes til forbrugsregnskabet. 
   
   I ovenstående eksempel har vi valgt, at tilbageholde 500 kr. for a/c vand og a/c varme til brug ved afregning af forbrugsregnskabet 2024. 

   • Gå til 'Bogføring' på lejeren
   • I bogføringslinjen indtastes datoen for frigørelsestidspunktet, i dette tilfælde den 29/02-2024.
   • Vælg kontoen Aconto varme, det er vigtig, at der vælges samme konto, som der ligeledes er opkrævet aconto varme på i lejers boperiode. Skriv en bogføringstekst, f.eks. ”tilbageholdt varme”.
   • Beløbet angives i Kredit.

   I tilfælde af, at der også skal tilbageholdes aconto vand, krediteres dette beløb tilsvarende på Aconto vand. 
   
   Ved at tilbageholde beløbet på disse konti, vil systemet automatisk kunne trække disse beløb og sammenlægge det med indbetalt acontobeløb for 2024 på acontolisten, når du benytter forbrugsregnskabsmodulet i Boligmanager.  

4. Istandsættelsesudgifter
   

   Når du har betalt en faktura i forbindelse med istandsættelse, kan du enten bogføre den direkte ind på fraflytters kontokort eller på en særskilt konto alt efter hvad der passer bedst til din administration. 
   
   

   Eksempel 1 - Bogfør udgift direkte ind på kontokort

   Når du har afholdt udgiften til istandsættelse, kan du bogføre den direkte ind på lejers kontokort og benytte banken som modkonto. Det sikrer, at du ikke behøver at huske på de forskellige istandsættelsesudgifter forbundet med denne fraflytter, da de allerede er registreret på lejer. Udgiften vil blive reflekteret på restancelisten.

   Datoen for bogføringen af denne udgift, er den dato som du betaler fakturaen i banken, bemærk at udgiften krediteres i banken.  
   
   Når du bogfører den endelige flytteopgørelse, behøver du ikke at medtage disse istandsættelsesudgifter igen, da de allerede vil være blevet bogført. 
   
   

   Eksempel 2 - Bogfør udgift på særskilt konto 

   Hvis du foretrækker, at istandsættelsesomkostningerne ikke vises på restancelisten, kan du vælge at bogføre dem på en separat konto, fx. Restance fraflyttere eller en lignende konto. Ved bogføring af den endelige flytteopgørelse benytter du denne konto som modkonto til istandsættelsesudgiften. 
   
   

   Dette eksempel anbefales også, hvis du har betalt og bogført fakturaen i e-conomic. I din integration til e-conomic er det derfor vigtigt at din konto "Restance fraflyttere" er parret til den konto, som istandsættelsesfakturaen er bogført på i e-conomic, så de to poster udligner hinanden. 

   Datoen for bogføringen af denne udgift, er den dato som du betaler fakturaen, bemærk at udgiften krediteres på "Restance fraflyttere".  

5. Afregning af flytteopgørelsen
   

   Når depositum og forudbetalt leje er nulstillet og diverse udgifter er bogført, kan du se på lejers kontokort, hvorvidt du skal udbetale eller opkræve difference i flytteafregningen.

   Du afslutter afregningen på lejer, som følge:

   • Når du har overført eller opkrævet fraflytter for differencen går du på Bogføring
   • Du anfører dato hvorpå du har modtaget/overført penge til lejer
   • Under konto vælges konto Bank
   • Lav en tekst der indikerer, at der er tale om denne fraflytter
   • Anfør beløb i kredit, hvis du udbetaler penge, ellers debet hvis du har modtaget penge
   • Når du klikker bogfør, vil beløbene automatisk blive bogført på lejers kontokort.
   • Gå herefter tilbage på Kontokort og se, at fraflyttende lejers saldo nu går i 0.
   
   
   
6. Markér lejer færdigafregnet
   Når alt er afstemt, markeres lejeren som "Færdigafregnet", og de vil ikke længere vises under "Fraflyttere" på dashboardet.