I denne guide vil vi gennemgå, hvordan du i Boligmanager opretter et selskab, en ejendom, et lejemål og en ny eller eksisterende lejer på Boligmanager.
Indhold i denne guide
Husk at tilpasse din kontoplan, inden du opretter dine selskaber. Læs mere om opsætning af kontoplan her.
Opret et selskab
- Klik på person-ikonet øverst til højre og herefter på Selskaber
- Indtast selskabets oplysninger og afslut ved at klikke på Opret
- Klik herefter på + Opret selskab i højre hjørne
I Overblik har du mulighed for, at se og redigere selskabets oplysninger samt oprette selskabets tilhørende ejendomme.
Når alle dine selskaber er oprettet, kan vi hjælpe dig med at flytte selskabernes ejendomme, lejemål og lejere og oprette dem i systemet. Læs mere om hvordan vi kan hjælpe til med flytning af data i Boligmanager her.
Opret en ejendom
Når du har oprettet dit selskab, er det muligt at oprette din ejendom ved at gøre følgende:
- Klik på + Opret ejendom under Overblik på selskabet
- Indtast Ejendommens navn, nøgle (bruges blandt andet i bogføringsbilag, som identifikation til pågældende ejendom) og vælg det selskab, ejendommen skal tilknyttes.
- Afslut ved at klikke på Opret
Angiver du et forkert navn, kan du altid ændre det under ejendommens Stamdata i sidemenuen.
Inden du opretter lejemål i ejendommen anbefaler vi, at du først opsætter en lejekontraktskabelon.
Klik her for at læse mere om opsætning af lejekontraktskabelon på ejendoms- og lejemålsniveau.
Opret et lejemål
Efter oprettelse af ejendommen er det nu muligt at oprette de enkelte lejemål:
- Klik på + Opret lejemål under Overblik på ejendommen
- Når du begynder at indtaste adressen, vil du blive foreslået et matchende lejemål i rullemenuen. Vælg den rigtige adresse og udfyld lejemålets resterende oplysninger. Finder du ikke et match, er det muligt at overskrive det foreslået i adressefeltet.
Fjerner du fluebenet ud fra 'Boliglejemål', kan du oprette lejemålet som erhverv.
- I feltet Type kan du anføre hvilken type lejemål, der er tale om. Er der f.eks. tale om et rækkehus, kan den eksisterende tekst overskrives ved fx at skrive "Rækkehus" i feltet.
- Afslut herefter ved at klikke Opret.
Opret en lejer
Efter du har oprettet et lejemål, er det nu muligt at oprette en ny eller eksisterende lejer.
Klik på + Ny lejer under Overblik på lejemålet uanset om der er tale om en eksisterende lejer eller en kommende lejer der fx skal have tilsendt en lejekontrakt
Opret en eksisterende lejer (allerede indflyttet)
-
Klik på Importer for at påbegynde oprettelsen af din eksisterende lejer.
-
Indsæt lejers oprindelige indflytningsdato. Det kan for eksempel være 1/5-2023. Du kan indtaste datoen manuelt eller benytte kalenderfunktionen ved at klikke på det lille ur til venstre for datofeltet.
Herefter skal du indtaste lejers næste opkrævningsdato.
Vælg herefter, hvorvidt lejer skal være tilknyttet Boligmanagers lejerportal eller ej. Læs mere om Lejerportalen i Boligmanager her.
-
Klik på Videre og indtast lejers informationer.
Har du valgt at aktivere Lejerportalen, er det et krav at indtaste lejers mailadresse, da denne benyttes i forbindelse med oprettelse hertil.
-
Vælg først periode (1 måned eller 3 måneder/kvartal)
Vælger du kvartalvis, skal du huske at indsætte beløbet for alle månederne i alle opkrævningslinjer.
Opkræver du andet end Boligleje, Aconto varme og Aconto vand har du mulighed for, at tilføje flere linjer ved at klikke på + i bunden til højre.
Klik på Videre, når du er færdig med indtastning af opkrævningen.
-
Dobbelttjek alle dine indtastede informationer og færdiggør til slut ved at klikke på + Opret
Opret en ny lejer (kommende lejer)
-
Klik på Opret Ny under Info for at påbegynde oprettelse af en ny lejer.
Ønsker du at oprette en ny lejer på et lejemål med en eksisterende lejer, skal du huske at angive en frigørelsesdato, før det er muligt oprette en ny lejer. Læs mere om hvordan du nemt kan frigøre lejer fra et lejemål her.
-
Indtast lejers indflytningsdato og systemet vil herefter automatisk angive hvornår næste automatiske opkrævning foretages.
Markér hvorvidt lejemålet er fremleje eller ej.
Angiv betalingsfristen for første indbetaling. Betalingsfristen for første indbetaling henviser til betalingen jf. lejekontraktens §4.
Du skal ligeledes tage stilling til om du ønsker lejer oprettet med Sign&Pay-funktionen. Systemet har som standard altid aktiveret Sign&Pay-funktionen. Sign&Pay giver lejer mulighed for nemt at gennemlæse, underskrive, tilmelde el samt betale 1. indbetaling. Dokumenter sendt til underskrift vil herefter automatisk blive gemt inde på lejeren. Læs mere om Sign&Pay her.Som standard er Lejerportalen også altid aktiveret ved oprettelse af ny lejer. Lejer vil modtage et link med adgang til denne efter dokumenter er underskrevet og betaling registreret modtaget. Herinde har lejer mulighed for at tilmelde sig PBS, kommunikere med udlejer og tilgå deres dokumenter og meget mere. Læs mere om Lejerportalen her.
-
Klik på Videre og indtast lejers informationer.
Har du valgt at aktivere Lejerportalen, er det et krav at indtaste lejers mailadresse, da denne benyttes i forbindelse med oprettelse hertil.
Bemærk, at CPR-nr. og mailadresse er nødvendig, hvis du vælger oprettelse ved brug af Sign&Pay og Lejerportal.
-
Har du ikke allerede opsat økonomi på lejemålet, kan du indtaste oplysningerne her.
Vælg først periode (1 måned eller 3 måneder/kvartal)
Vælger du kvartalvis, skal du huske at indsætte beløbet for alle månederne i alle opkrævningslinjer.
Opkræver du andet end Boligleje, Aconto varme og Aconto vand har du mulighed for, at tilføje flere linjer ved at klikke på + i bunden til højre.
Klik på Videre, når du er færdig med indtastning af opkrævningen.
-
Under engangsopkrævning er det muligt at tilføje en opkrævning der skal tilføjes 1. indbetaling. Det kan f.eks. være betaling for navneskilte m.fl.
Det er vigtigt IKKE at indtaste depositum og forudbetalt leje under dette punkt. Opkrævning af disse, sørger systemet automatisk for i forbindelse med 1. indbetaling ud fra antal oplyste måneder i Kontraktskabelonens § 4.
-
Når alle oplysninger stemmer, vil du under Skridt 4 kunne oploade yderligere dokumenter, der skal sendes til underskrift. Det kan f.eks. være en husorden eller lign.
Klik herefter på Videre.
-
Du kan løbende gennemse lejekontrakten ved at klikke på Preview PDF nederst på siden. Har du ændringer til den kontraktskabelon, du har opsat på ejendommen, kan du til hver en tid gå til Kontraktskabelon i sidebaren. Dobbelttjek at alle dine indtastede informationer er korrekte, ved at gennemgå lejekontrakten.
Når du trykker på + Opret skal du være opmærksom på, at systemet automatisk sender lejekontrakt til underskrift samt et link til lejer, hvor det er muligt at gennemgå samt underskrive lejekontrakt og med mulighed for at betale 1. indbetaling.
Færdiggør oprettelsen af lejer ved at klikke på + Opret