Denne velkomstfolder hjælper dig godt i gang med Boligmanager og viser dig, hvad der bør oprettes i Boligmanager, før første huslejeopkrævning kan køres.
Vi anbefaler, at du gennemgår guidens indhold trin for trin i samme rækkefølge som vist.
Indhold i denne guide
- Tilmelding til Betalingsservice
- Oprettelse af kontoplan
- Oprettelse af selskab, ejendom, lejemål og lejere
- Opret et regnskabsår
- Automatisk bogføring på mellemregningskonto
- Forfaldsdato på lejernes huslejeopkrævning
- Tilføj e-mail til udgående kommunikation
- Integration til e-conomic
Tilmelding til Betalingsservice
En aftale hos Betalingsservice gør det muligt for dig at udnytte Boligmanagers automatiserede funktioner bedst muligt.
Dine lejere får mulighed for at oprette en automatisk betalingsaftale gennem Lejerportalen eller at betale ved brug af indbetalingskort (FI-kort). Systemet vil derved automatisk registrere og bogføre indbetalinger fra lejere i Boligmanager.
Ønsker du ikke at have en aftale hos Betalingsservice, er det vigtigt, at du angiver bank- og betalingsoplysninger på opkrævningen.
Klik på og følg den vejledning herunder, der er relevant for din situation:
- Jeg ønsker at oprette en ny Betalingsserviceaftale med Boligmanager som dataleverandør
- Jeg har en eksisterende aftale hos Betalingsservice, men skal skifte dataleverandør til Boligmanager
- Jeg skal skifte fra BS-web til almindelig Betalingsserviceaftale med Boligmanager som dataleverandør
-
Jeg ønsker ikke en Betalingsserviceaftale, men foretrækker almindelig bankoverførsel
NB: Ønsker du at benytte dig af almindelig bankoverførsel, skal du først have oprettet et selskab, hvor du efterfølgende kan indtaste de bank- og betalingsoplysninger, der skal fremgå på opkrævningen. Vend tilbage og følg opsætningen i denne guide, efter at du har oprettet dit selskab.
Oprettelse og tilpasning af kontoplan og opkrævningstyper
På din nye Boligmanager-side er der oprettet en standardkontoplan. Den kan du vælge at beholde eller tilpasse efter behov. Denne kontoplan vil være standard på de selskaber, som oprettes efterfølgende. Du har ligeledes mulighed for at tilpasse kontoplanen under de oprettede selskaber, hvis du ønsker denne ændret efterfølgende.
Sådan finder du standardkontoplanen
- Klik på person-ikonet øverst til højre og herefter Indstillinger
- Klik på Kontoplan under kategorien Økonomi i venstre side
Læs mere om opsætning af kontoplanen her.
I Boligmanager er der ligeledes standardoprettet opkrævningstyper. Gennemgå derfor de standardoprettede opkrævningstyper og tilføj nye eller tilpas de eksisterende, hvis du finder det nødvendigt. Disse opkrævningstyper vil være standard på de selskaber, som oprettes efterfølgende. Du har ligeledes mulighed for at tilpasse opkrævningstyper under de oprettede selskaber, hvis du ønsker disse ændret efterfølgende.
Sådan finder du opkrævningstyper
- Klik på person-ikonet øverst til højre og herefter Indstillinger
- Klik på Opkrævningstyper under kategorien Økonomi i venstre side
Læs mere om opsætning af opkrævningstyper her.
Oprettelse af selskab, ejendom, lejemål og lejere
Du har to muligheder i forbindelse med opsætning af selskab, ejendomme, lejemål og lejere i Boligmanager.
Få hjælp til at importere din data
Ønsker du, at vi hos Boligmanager skal være behjælpelige med at importere dine data, skal du udfylde et oprettelsesark med alle de nødvendige informationer, vi skal bruge, for at kunne importere selskab, ejendomme, lejemål og lejere i Boligmanager.
Du finder oprettelsesarket og mere info om, hvordan vi kan hjælpe med at flytte din data her.
Lav opsætningen selv
Ønsker du selv at opsætte selskab, ejendomme, lejemål og lejere i, kan du med fordel følge denne vejledning, der uddyber, hvordan dette foretages i Boligmanager.
Læs mere om oprettelse af selskab, ejendom, lejemål og lejere her.
Lejerportal og lejers tilmelding til Betalingsservice
Lejerportalen er lejernes digitale univers. Her har du som udlejer mulighed for at tilpasse ejendommens opslagstavle, som er det første lejerne møder, når de logger ind. Lejer og udlejer kan kommunikere i Lejerportalen, og historikken vil blive gemt i systemet. Desuden kan du sende en skrivelse ud til alle lejerne i en hel ejendom på én gang.
Lejerne har i Lejerportalen adgang til alle deres dokumenter herunder deres lejekontrakt, synsrapporter, manualer til køkkenudstyr, eller hvad du nu kunne finde på at gøre tilgængeligt for dem.
Lejer har ligeledes mulighed for at se deres opkrævninger og danne sig et overblik over disse. Det er også her, at de tilmelder sig til Betalingsservice.
Læs mere og bliv klogere på Lejerportalen og tilmelding til Betalingsservice her.
NB: Guiden indeholder en PDF-fil med en informationsskrivelse om Lejerportalen samt tilmelding til PBS. Vi anbefaler, at du sender skrivelsen til dine lejere, inden du åbner Lejerportalen, så lejerne er informeret om, at de modtager en e-mail med et aktiveringslink.
Sådan aktiverer du Lejerportalen for lejer
Du skal selv aktivere Lejerportalen for de lejere, der er importeret i Boligmanager. Ved oprettelse af nye lejere er det muligt for systemet at sende et aktiveringslink til Lejerportalen, efter kontrakten er underskrevet, og betaling er registreret.
- Gå til det lejemål, du ønsker at give adgang til Lejerportalen
- Klik på Overblik under Nuværende lejer ude i venstre side
- Klik herefter på knappen ved Lejerportal i infofeltet.
Opret et regnskabsår
Når selskabet er oprettet, skal du opsætte regnskabsskæring.
Sådan finder du indstillinger til opsætning af regnskabsår
- Klik på person-ikonet øverst til højre, og vælg Selskaber
- Klik på det selskab, hvor du ønsker at opsætte regnskabsår
- Klik på Regnskabsår under Regnskab ude i venstre side
Opsæt automatisk bogføring på mellemregningskonto
Du har mulighed for at opsætte mellemregningskonto mellem selskab og ejendom, således at når der bogføres på driftsbankkontoen i selskabet og indtægten vedrører en ejendom, så kan systemet automatisk bogføre mellemregning mellem selskab og ejendom.
Vi anbefaler ikke, at du opsætter mellemregning, hvis du integrerer til E-conomic.
Sådan opsætter du automatisk bogføring på mellemregningskonto
- Klik på person-ikonet øverst til højre og vælg Selskaber
- Klik på det selskab, hvor du ønsker automatisk bogføring på mellemregningskonto
- Klik på Regnskab under Indstillinger ude i venstre side
- Sæt herefter et flueben i feltet 'Bogfør vha mellemregninger'
- Afslut ved at klikke på Gem
Forfaldsdato på lejernes huslejeopkrævning
Her kan du angive, hvor mange løbedage efter den 1. i måneden, som skal fremgå af lejernes huslejeopkrævning.
Vælger du ikke at foretage dig noget, er der opsat som standard 0 løbedage for både bolig- og erhvervslejemål.
Sådan ændrer du forfaldsdato på lejernes huslejeopkrævning
- Klik på person-ikonet øverst til højre og vælg Selskaber
- Klik på det selskab, hvor du ønsker at ændre forfaldsdato
- Klik på Opkrævninger under Indstillinger ude i venstre side
- Angiv forfaldsdato for hhv. bolig- og erhvervslejemål
NB: Det er muligt at opsætte forfaldsdato under de enkelte lejemål. Dette foretages inde på selve lejemålet, hvor du her klikker på Opkrævninger under Indstillinger ude i venstre side.
Tilføj e-mail til udgående kommunikation
E-mails, som sendes automatisk ud af systemet, sendes fra adressen 'donotreply@boligmanager.com'. Hvis en lejer vælger at besvare mailen, vil du ikke modtage denne eller blive informeret om dette. Du bør derfor tilføje en "Reply-to"-mail, som du ønsker at modtage eventuelle besvarelser på.
Sådan tilføjer du en e-mailadresse til udgående kommunikation:
- Klik på person-ikonet øverst til højre og vælg Selskaber
- Klik på det selskab, hvor du ønsker at tilføje mail til udgående kommunikation
- Klik på Kommunikation under Indstillinger ude i venstre side
- Tilføj mail og afslut ved at klikke på Gem
Integration til E-conomic
I Boligmanager er det muligt at opsætte dine ejendomme til at integrere til E-conomic. Herved bliver alle bogføringsposteringer automatisk overført fra Boligmanager til din E-conomic kladde.
Læs mere om, hvordan du integrerer med e-conomic her.
Generelt
Vi har herunder samlet nogle korte introduktioner til Boligmanagers funktioner, så du herved kan lære systemet endnu bedre at kende.
Klik på ét af de nedenstående afsnit for at læse mere
Dashboard (forside)
Dashboardet er den første, du møder, når du logger ind på Boligmanager. Det er muligt at tilpasse siden med hvilke oplysninger, du ønsker.
Du opsætter og redigerer dit dashboard under den blå knap Opsætning i højre hjørne, hvor du her har mulighed for at tilpasse forsiden med de sektioner, du ønsker at have et fast overblik over. Systemet gemmer derved den valgte opsætning til næste gang, du logger på Boligmanager.
Oprettelse af én eller flere brugere
Du har mulighed for at tilføje ekstra brugere til din Boligmanager-side, hvis du ønsker at give administratorer, viceværet eller fx revisorer adgang til denne.
Læs mere om hvordan du opretter flere brugere i Boligmanager her.
Boligmanagers Supportcenter
På din Boligmanager finder du knappen 'Brugerguides' øverst i højre hjørne.
Her finder du forskellige guides til hjælp i Boligmanager, hvis behovet skulle opstå. Du har herinde ligeledes mulighed for at tage kontakt til os, hvis du har brug for hjælp, eller hvis du har forslag til guides eller ændringer i systemet
Nyhedsmails
Ønsker du at modtage de seneste nyheder og løbende opdateringer fra Boligmanager, kan du med fordel tilmelde dig vores nyhedsbrev nederst på siden her.
Har du spørgsmål eller brug for hjælp?
Har du spørgsmål i forbindelse med opsætning, som denne guide ikke kan besvare, er du velkommen til at kontakte os på info@boligmanager.com eller på tlf. +45 71 99 53 80.